Making Co-Design Workshops Accessible

Making co-design workshops accessible is key to ensuring the participation of everyone involved.

🇬🇧 English Version (Scroll down for the Portuguese version)

We often talk about the accessibility of products or inclusion in companies, but we don't always take these aspects into account when it comes to processes or methods that involve the participation of other people. Making co-design workshops accessible is key to ensuring the participation of everyone involved.

There are several factors that must be taken into account to promote the accessibility of this type of method and today we're sharing some points to pay special attention to and turn your next workshops into a more inclusive activity.

Social accessibility

Social accessibility in workshops guarantees equal and meaningful participation for all. Several studies on design methods emphasise the importance of taking into account various cultural contexts, as well as language barriers and other specific needs.

This is most visible in physical barriers where we must also ensure that the workshop space is accessible.

Understanding each individual's context means that we also have to take into account each person's preferences regarding your presence. That is, whether they prefer a physical or digital presence. If we're working in the health sector, it's normal that in some cases people prefer remote workshops, given their potentially fragile and often complex situation, which doesn't allow them to travel or could jeopardise their state of health.

Tone of voice and posture can play a fundamental role in some conditions, so it's important to have a script for the workshops, even if it's less structured. This ensures that we maintain assertive communication, clear language and correct posture.

Activities can exclude participants

The activities you choose may present accessibility challenges, some examples include:

• Activities that require specific motor skills, such as fine motor skills, which may exclude participants with physical and motor disabilities.

• Activities that rely heavily on verbal communication, which can disadvantage participants with speech or hearing difficulties.

• Activities that involve the use of complex technology, which may exclude participants with low digital literacy or limited access to these tools.

• Activities that require long periods of attention or physical effort, which can be fatiguing and a challenge for participants with attention disorders or other health conditions.

Before offering help, make it clear that you know the person is capable of doing anything on their own

As opposed to assuming the limitations of any participant, it is essential to communicate confidence in each individual's ability and offer help in a way that respects their autonomy and dignity.

This is important to promote inclusion and respect for everyone's abilities, especially in contexts where people may face stigmas or prejudices associated with their abilities.

Different ways to participate

Some participants may prefer verbal communication, while others express themselves better through practical activities. Recognising and respecting the different forms of participation is essential to ensure that each individual feels comfortable contributing according to their abilities and preferences.

This may involve creating activities that allow for verbal expression as well as participation in hands-on activities, so that all participants are able to contribute in a meaningful way.

Sharing experiences and gaining empathy

In these cases, it's important to have more than one person in the group who shares the same condition, so that both can exchange experiences, support their cases and feel represented.

This representation makes the workshop itself fairer.

Makes the session flexible

It's important to mitigate existing psychomotor barriers, so you need to be prepared to be flexible and allow for the possibility of adapting the various tasks. A good practice is to anticipate this scenario and have an alternative activity documented in your workshop script.

The value of the indirect mode

The use of indirect methods is important to make it easier and safer for participants to share personal stories without having to expose themselves. You could consider some of the examples:

• Development of personas

• Indirect storytelling techniques

• Visual and creative tools such as mapping, collage, role-playing and simulations to explore ideas and feelings without the need for direct exposure.

That was today's snack, don't forget to share it on your network 🍪

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🇵🇹 Versão Portuguesa

Falamos muitas vezes sobre a acessibilidade dos produtos ou a inclusão nas empresas, no entanto, nem sempre temos em conta estes aspectos quando se trata de processos ou métodos que envolvem a participação de outras pessoas. Tornar os workshops de co-design acessíveis é fundamental para garantir a participação de todos os envolvidos. 

Existem vários fatores que devem ser tomados em consideração para promover a acessibilidade deste tipo de métodos e hoje partilhamos alguns pontos para tomar especial atenção e transformar os próximos workshops numa atividade mais inclusiva.

Acessibilidade social

Acessibilidade social em workshops garante a participação equitativa e significativa de todos. Vários estudos sobre métodos de design destacam a importância de ter em conta os vários contextos culturais, assim como as barreiras linguísticas e outras necessidades específicas.

Isto é mais visível nas barreiras físicas onde também devemos garantir que o espaço do workshop é acessível.

Entender o contexto de cada indivíduo faz com que também tenhamos de ter em consideração as preferências de cada pessoa em relação à sua presença. Isto é, se preferem a sua presença física ou digital. Se estivermos a trabalhar na área da saúde é normal que em alguns casos as pessoas prefiram workshops remotos, atendendo à sua possível situação frágil e muitas das vezes complexa, não permitindo deslocaçōes ou podendo por em risco o seu estado de saúde.

O tom de voz e postura pode ter um papel fundamental em algumas condições, por isso é importante ter um guião para os workshops, ainda que menos estruturado. Assim é possível garantir que mantemos uma comunicação assertiva, linguagem clara e postura correcta.

Atividades podem excluir participantes

As atividades que escolheres podem apresentar desafios de acessibilidade, alguns exemplos incluem:

• Atividades que necessitam de capacidades motoras específicas, como motricidade fina, as quais podem excluir participantes com deficiências físicas e motoras.

• Atividades que dependem fortemente da comunicação verbal, o que pode desfavorecer participantes com dificuldades de fala ou audição.

• Atividades que envolvem o uso de tecnologia complexa, podendo excluir participantes com baixa literacia digital ou acesso limitado a essas ferramentas.

• Atividades que exijam longos períodos de atenção ou esforço físico, o que pode ser fatigante e uma desafio para participantes com distúrbios de atenção ou outras condições de saúde.

Antes de oferecer ajuda, torna claro que sabes que a pessoa é capaz de realizar qualquer coisa sozinha

Ao contrário de presumir as limitações de qualquer participante, é essencial comunicar a confiança na capacidade de cada indivíduo e oferecer ajuda de forma que respeite sua autonomia e dignidade. 

Isto é importante para promover a inclusão e o respeito das capacidades de cada um, especialmente em contextos nos quais as pessoas podem enfrentar estigmas ou preconceitos associados às suas capacidades.

Diferentes formas de participar

Alguns participantes podem preferir a comunicação verbal, enquanto outros se expressam melhor por meio de atividades práticas. Reconhecer e respeitar as diferentes formas de participação é essencial para garantir que cada indivíduo se sinta à vontade para contribuir de acordo com suas habilidades e preferências.

Isso pode envolver a criação de atividades que permitam a expressão verbal, bem como a participação em atividades práticas, de forma que todos os participantes sejam capazes de contribuir de maneira significativa.

Partilhar experiências e ganhar empatia

Nestes casos é importante ter mais que uma pessoa no grupo, que partilhem a mesma condição, para que ambos possam trocar experiências, suportar os seus casos e sentirem-se representados.

Esta representatividade torna o workshop em si mais justo.

Torna a sessão flexível

É importante mitigar as barreiras psico-motoras existentes por isso tens de estar preparado a ser flexível e dar a possibilidade de adaptação das várias tarefas. Uma boa prática é antecipar este cenário e ter uma atividade alternativa documentada no teu guião do workshop.

O valor do modo indireto

O uso de métodos indiretos são importantes para que se torne mais fácil e seguro para os participantes partilharem histórias pessoais sem terem de se expor. Podes considerar alguns dos exemplos:

• Desenvolvimento de personas

• Técnicas de narrativa Indireta

• Ferramentas visuais e criativas como mapeamento, colagem, role-playing e simulações para explorar ideias e sentimentos sem necessidade de exposição direta.

Este foi o snack de hoje, não te esqueças de partilhar na tua rede 🍪