Presenting Design, an essential skill
Design presentations exist in various formats and are of great importance in the professional lives of designers.
“A designer who does not present their own work is not truly a designer.”
– Mike Monteio, Design is a Job
🇬🇧 English Version (Scroll down for the Portuguese version)The importance of design presentations
It helps to create relationships with the client, colleagues or teams;
Makes you responsible for the work you've done;
Gives people the chance to ask questions directly to the person who carried out the work;
It allows you to train your presentation and storytelling skills.
If you're reading this and you're an Art Director, or the Lead of a team, make sure it's the designers who present their own work. They deserve that space and it's to everyone's advantage.
If you're a designer and someone else is presenting your work (which isn't that uncommon), try to explain the benefits of you presenting your own work.
Rule no. 1 - Focus on the objectives of what you're trying to solve
Rule number 1 is easy. Focus on the objectives you're trying to solve, not the functionalities. Your entire presentation should be prepared, created and presented around the objectives and the problem you're trying to solve.
By focusing on the objectives and less on the visual character or functionalities of what you're presenting, you can save yourself unnecessary comments. I'll also save examples for those with PTSD.
Preparing for the presentation
Before we go any further, you should know that being nervous is normal. It's our body telling us that it's facing a responsibility, or something that it sees as a threat. Well, we're designed that way, and we can go into this topic later. The important thing to remember is that I don't know anyone who doesn't get nervous before starting a presentation. And the second truth is that you always get better with practice.
Agenda
Presentations should be treated like meetings and as such should have an agenda. This lets everyone who is going to be there know what's ahead of them, see the resources in advance and save meeting time.
The agenda must include:
The purpose of the meeting / presentation;
The topics and details of what will be covered;
What is expected at the end of the presentation / objectives;
Time and a vague idea of the activities that will take place during the meeting;
Responsibility of everyone involved.Custos da reunião
In smaller companies you can skip this part, but when we're talking about the enterprise world we need to be sure of the people we're putting in the meeting. Mainly because of the cost that this can represent, in addition to the time we're taking away from people, of course.
That's why you should only invite people who can contribute and who are essential to the project, dispensing with what is ancillary. You can also use the calculator on the Havard Business Review website to help you work out the costs - https://hbr.org/2016/01/estimate-the-cost-of-a-meeting-with-this-calculator.
Preparation
Presenting requires preparation, which is why this is one of the most important stages. Presenting design should be taken seriously, whether you're presenting user journeys on a napkin or wireframes on a powerpoint. So here are some tips:
Write down the idea and purpose of the presentation and how you envisage it in practice;
Share this first high-level detail with colleagues and gather feedback;
Review the objectives and outline of your presentation;
Share the progress of your presentation within the team as you work on it;
Do an internal test informally. You can do this by presenting to your team members.
Once you're more confident with your presentation, you can present it informally to a smaller selection of stakeholders. This helps you to understand how your presentation is being interpreted and you can get some valuable tips before the final presentation;
Change what you see necessary based on previous feedback;
Send the presentation before the meeting.
Presentation
This is the part where you introduce the topic, explain what you're going to present and introduce any team members who make sense.
If you're presenting together with other people, don't forget to help them if you see that they're blocked.
Avoid giving exhaustive presentations where you go through every detail of the design or what you've done. Focus more on how what you're presenting solves the problem you're trying to solve, or how it meets the objectives of the initiative.
Reinforce:
Watch your posture;
Maintain a connection with the people you are presenting to;
Show enthusiasm for what you are presenting;
Adopt a slower rate of speech;
Look more at the people and less at the screen where you're presenting;
Never use sarcasm (yes, this happens).
Receiving feedback
Preparing to receive criticism is important, especially if you have someone in your audience who doesn't understand the role of design. That's why it's important to define the format and type of feedback you're looking for. This can be on the agenda and you can reinforce it at the end of your presentation.
Defining the scope of the feedback will also allow those involved to be more comfortable sharing their opinion once you've created the space for it.
Here are some tips for creating your own rules:
Avoid assumptions;
Give feedback in question format;
Avoid personal opinions;
Focus on the Design and not the Designer;
Define where you're supposed to give feedback;
Example: Focus on tone of voice, structure, navigation. Ignore images, colours and elements that may be missing.
Some professionals suggest that feedback be separate from the meeting. Others place this moment at the end of the presentation.
My advice, and the one that has worked best for me, is to leave a part at the end of the presentation just to answer questions about what has been presented and arrange a second, separate, short meeting for feedback.
During the time between the presentation and the feedback meeting I also ask the stakeholders to send feedback by email. - This is very important.
Conclusion
I may have gone on too long this time, but I hope this information has been useful. Don't forget to leave a comment, subscribe to receive future articles by email, and follow my instagram - https://www.instagram.com/uxsnack.design
🇵🇹 Versão PortuguesaA importância das apresentações de Design
Ajuda a criar relações com o cliente, colegas ou equipas;
Torna-te responsável pelo trabalho que realizaste;
Dá a possibilidade de colocarem questões diretamente à pessoa que executou o trabalho;
Permite treinar a capacidade de apresentação e story telling.
Se estás a ler isto e és um Art Director, ou Lead de uma equipa, assegura que são os designers que apresentam o seu próprio trabalho. Eles merecem esse espaço e só traz vantagens para todos.
No caso de seres Designer e se já aconteceu ser outra pessoa a apresentar o teu trabalho (o que não é assim tão incomum), tenta explicar os ganhos que existem ao seres tu a apresentar o teu próprio trabalho.
Regra nº1 — Foco nos objetivos do que estás a tentar resolver
A regra nº 1 é fácil. Focar nos objetivos que estás a tentar resolver e não nas funcionalidades. Toda a tua apresentação deve ser preparada, criada e apresentada em torno dos objetivos e do problema que estás a tentar resolver.
Ao focar nos objetivos e menos no carácter visual ou funcionalidades do que estás a apresentar vais poder poupar comentários desnecessários. Vou também eu poupar exemplos para os que têm PTSD.
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Preparação para a apresentação
Antes de avançarmos deves saber que estar nervoso é normal. É o nosso organismo a dizer que está perante uma responsabilidade, ou algo que ele vê como ameaça. Bom, fomos desenhados assim, e podemos abordar este tópico mais tarde. O importante a reter é que não conheço ninguém que não fique nervoso antes de começar uma apresentação. E a segunda verdade é que vai ficando sempre melhor com a prática.
Agenda
Apresentações devem ser tratadas como reuniões e como tal, devem ter uma agenda. Isto faz com que todos os que vão estar presentes saibam o que os espera, ver os recursos antecipadamente e poupar tempo da reunião.
A agenda deve conter:
O propósito da reunião / apresentação;
Os tópicos e detalhes do que vai ser abordado;
O que é esperado no final da apresentação / objetivos;
Tempo e uma vaga ideia das atividades que vão acontecer durante a reunião;
Responsabilidade de cada um envolvido.
Custos da reunião
Em empresas mais pequenas poderás saltar esta parte, no entanto quando falamos do mundo enterprise devemos ter a certeza das pessoas que colocamos na reunião. Sobretudo devido ao custo que isso possa representar, para além do tempo que estamos a retirar às pessoas, claro.
Por isso devemos convocar apenas as pessoas que possam contribuir e as que são essenciais para o projeto, dispensando o que é acessório. Podem ainda usar a calculadora do site da Havard Business Review para ajudar a terem noção dos custos — https://hbr.org/2016/01/estimate-the-cost-of-a-meeting-with-this-calculator.
Preparação
Apresentação requer preparação e por isso esta é uma das etapas mais importantes. Apresentar Design deve ser levado de forma séria, estejas a apresentar user journeys num guardanapo ou wireframes num powerpoint. Por isso aqui seguem algumas dicas:
Escreve por alto qual é a ideia e objetivo da apresentação e como a idealizas na prática;
Partilha esse primeiro detalhe de alto nível com os colegas e recolhe feedback;
Revê os objetivos e definição por alto da tua apresentação;
Vai partilhando o progresso da tua apresentação dentro da equipa enquanto trabalhas na mesma;
Faz um teste interno informalmente. Podes fazer isto apresentando para os elementos da tua equipa.
Uma vez que estejas mais confiante com a tua apresentação podes apresentar informalmente a uma seleção menor de stakeholders. Isto ajuda-te a entender como é que a tua apresentação está a ser interpretada e podes ter algumas dicas preciosas antes da apresentação final;
Altera o que vires necessário com base no feedback anterior;
Envia a apresentação antes da reunião.
Apresentação
Esta é a parte em que deves introduzir o tema, explicar o que vais apresentar e introduzir qualquer membro da equipa que faça sentido.
Se estiveres a apresentar em conjunto com mais pessoas não te esqueças de as ajudar caso vejas que estão bloqueadas.
Evita fazer apresentações exaustivas onde percorres cada detalhe o Design ou do que fizeste. Foca-te mais em como o que estás a apresentar resolve o problema que estás a tentar resolver, ou de como isso vai de encontro aos objetivos da iniciativa.
Reforçar ainda:
Atenção à postura;
Mantém a ligação com as pessoas para quem estás a apresentar;
Mostra entusiasmo pelo que estás a apresentar;
Adopta uma velocidade de discurso mais lenta;
Olha mais para as pessoas e menos para o ecrã onde tenhas a tua apresentação;
Nunca uses o sarcasmo. (sim, isto acontece)
Receber feedback
A preparação para receber criticas é importante, especialmente se tiveres alguém na tua audiência que não entenda o papel do Design. Por isso é importante definir o formato e tipo de feedback que se procura. Isto pode estar presente na agenda e podes reforçar no final da tua apresentação.
Definir o âmbito do feedback vai permitir também que os envolvidos estejam mais confortáveis em partilhar a sua opinião uma vez que criaste o espaço para isso.
Aqui vão algumas dicas para criares as tuas regras:
Evitar assunções;
Dar feedback em formato de pergunta;
Evitar opiniões pessoais;
Focar no Design e não no Designer;
Definir onde é suposto dar feedback;
Exemplo: Focar no tom de voz, estrutura, navegação. Ignorar as imagens, cores e elementos que possam estar a faltar.
Alguns profissionais sugerem que o feedback seja separado da reunião. Outros colocam este momento no final a apresentação.
O meu conselho e o que tem funcionado melhor comigo é deixar uma parte no final da apresentação só para retirar dúvidas do que foi apresentado e marcar uma segunda reunião, em separado, e de curta duração, para feedback.
Durante o tempo entre a apresentação e a reunião de feedback peço adicionalmente que os stakeholders enviem o feedback por email. — Isto é muito importante.
Conclusão
Talvez me tenha estendido desta vez, no entanto espero que este informação tenha sido útil. Não te esqueças de deixar o teu comentário, subscrever para receberes os próximos artigos no teu e-mail, e de seguir o meu instagram — https://www.instagram.com/uxsnack.design